Démarches et formalités

Imprimer le Formulaire proposition de location

• Copie d’une pièce d’identité (passeport, carte d’identité ou permis de séjour
• Attestation de revenu (fiche de salaire, contrat de travail, notification de taxation d’impôt,…)
• Extrait de l’office des poursuites

Lorsque votre dossier sera complet, vous pouvez nous le transmettre personnellement, par courrier postal, e-mail ou par fax.
En plus de ces éléments, nous vous rappelons que chaque locataire est tenu, selon les règles et usages locatifs en vigueur dans le canton de Vaud, d’établir une assurance RC couvrant les éventuels dommages causés à l’appartement.

Le locataire d’un bail commercial peut transférer son bail à un tiers pendant la durée du bail, conformément à l’art. 263 CO.

Pour ce faire, il doit en faire la demande écrite au bailleur qui doit étudier la demande, évaluer la capacité du repreneur et préparer les documents nécessaires.

Cette démarche nécessite réflexion et analyse de la part du bailleur. Aussi, les dispositions générales pour locaux commerciaux prévoient un délai de réflexion de 60 jours à compter de la remise de tous les documents nécessaires à l’étude du dossier du repreneur. Ce délai doit être pris en compte par le locataire qui souhaite remettre son commerce.

Lorsqu’il s’agit de conclure un bail commercial, il est indispensable, pour la régie (ou le propriétaire) d’être en mesure d’évaluer la capacité, pour le futur locataire, à générer des produits en suffisance pour pouvoir assumer les charges de son exploitation et payer son loyer.
Il existe des « principes » de relation entre le chiffre d’affaire envisagé et le montant consacré au loyer. Selon la branche (vente, prestation de service, restauration, artisanat,…), cette part oscille entre 8 et 15%.
Mais toute entreprise se projetant dans une nouvelle exploitation devra être « évaluée » objectivement.
Partant de ce principe, le gérant doit se poser la question de la viabilité du futur projet. Pour se faire une idée claire sur ce point, il faut requérir du candidat les éléments suivants :

• Les détails de l’activité projetée (source de profit, marché porteur,…)
• Plan de financement (liquidités pour lancer l’exploitation)
• Projet d’aménagement des locaux (coût approximatif, éléments touchés, autorisations nécessaires,…)
• Budget d’exploitation (CA projeté, salaires et charges, loyer, amortissement des équipements, etc…)
• Capacités professionnelles (CV, aptitudes professionnelles, etc…)

De manière générale, le candidat locataire doit convaincre le propriétaire ou la gérance, qui doit être en mesure de répondre aux questions suivantes :

• Le locataire a-t-il les fonds propres pour financer le développement et le lancement de son projet : dépôt de la garantie de loyer, études de choix d’aménagement, reprise des investissements proposés par le locataire précédent, frais de rénovation, de modernisation ou de transformation, frais de publicité, etc…
• En cas de location et de besoin de rénover ou transformer les locaux, le propriétaire est-il disposé à autoriser les travaux ?
• Le candidat a-t-il les garanties nécessaires à l’obtention du financement (fonds propres, prêts, etc…) ?
• Le candidat est-il prêt aux sacrifices qu’imposera la reprise d’un commerce (travail, loisirs, famille, amis, hobbies, …) ?
• La loi permet-elle de réaliser le projet (autorisation, mises aux normes, etc…) ?
• Y a-t-il un marché le futur pour le commerce à reprendre ?

S’il n’est pas question, pour le gérant, de « coacher » le locataire sur son projet, il est néanmoins nécessaire de s’assurer que son projet sera viable.

La garantie de loyer peut être établie de deux manières:

Par le bais d’un dépôt bancaire : le compte est ouvert à la demande du bailleur au nom du (ou des) locataire(s). Il est bloqué pour toute la durée du bail. Pendant cette période, seuls les intérêts peuvent être retirés. A la fin du bail, le montant de la garantie est libéré, avec le consentement mutuel du bailleur et du (ou des) locataire(s).

Par le biais d’une société de cautionnement (Swisscaution ou Firstcaution) : Des compagnies d’assurances de garantie de loyer sans dépôt bancaire et agréées par la FINMA, remplacent votre dépôt de garantie de loyer qui remplit la même sûreté, valeur et fonction qu’une garantie bancaire pour le bailleur. Un montant de base est versé à Swisscaution / Firstcaution par le locataire pour la prise en charge du dossier. Un intérêt est ensuite facturé annuellement durant la durée du bail.

www.swisscaution.ch
www.firstcaution.ch

Quelques questions fréquentes à ce sujet sont développées ici (merci à l’USPI Vaud pour ses conseils)

• À quoi sert la garantie de loyer ?

Elle sert à apporter une sécurité pour le bailleur, pour le cas où le locataire aurait, en fin de bail¸ des obligations financières envers le propriétaire qu’il ne serait pas en mesure de payer. Par exemple, des frais de réparations de dégâts, des frais de nettoyages complémentaires ou des loyers impayés.·

• Quelles sont les valeurs minimale et maximale d’une garantie de loyer ?

Il n’existe pas de montant minimum. Un propriétaire pourrait par exemple renoncer à exiger une garantie. S’agissant des montants maximum, le Code des Obligations, complété par l’art. 2 des Règles et Usages locatifs vaudois (RULV) limite le dépôt à 3 mois de loyer net (hors charges) pour les logements.Il n’existe par contre aucune limitation dans le domaine du bail commercial, qui peut être déterminé librement entre bailleur et locataire.

• De quelles manière peut-on consituter une garantie ?

Dans le canton de Vaud, le montant de garantie doit être déposé auprès d’une banque, qui émettra ensuite une attestation d’ouverture de compte mentionnant le montant, le lieu de la location et le nom des parties. Un exemplaire de cette attestation doit être remise au bailleur qui la conservera ensuite tout au long de la durée du bail.

• Quels documents doit-on fournir lors de la constitution d’une garantie sur un compte bancaire suisse ?

Les exigences diffèrent selon les établissements bancaires. Néanmoins, une pièce d’identité valable et une copie du contrat de bail sont généralement indispensables à cette démarche.·

• De quelle manière fonctionne les services de cautionnement ?

Ils peuvent être une alternative à la garantie bancaire. Le principe peut se comparer à une assurance : en lieu et place d’argent «cash » déposé à la banque, une compagnie spécialisée (Swisscaution, Firstcaution,…) se porte garante du paiement des dommages qui pourraient être créés par le locataire. Le locataire conclu ainsi une « assurance » et paie une prime en l’échange de la prestation de cautionnement.

En cas de dommage ou d’impayé, la société de cautionnement paie le montant dû au bailleur et demande ensuite au locataire de le rembourser.  La société de cautionnement ne fait que de garantir une sécurité pour le bailleur, mais n’assume pas les frais qui doivent  finalement être pris en charge par le locataire.

• Sous quelles conditions et dans quels délais peut-on récupérer sa garantie lors d’une résiliation de bail ?

La garantie est conservée par le bailleur au minimum jusqu’au jour du départ effectif (état des lieux de sortie) du locataire. Dès lors, on se trouve généralement devant les cas suivants  :

1)      Le locataire doit encore des frais à l’égard du bailleur (par exemple : nettoyages complémentaires, réparation de dégâts, solde d’un décompte de chauffage à payer encore en souffrance, etc…). Le locataire peut alors :

2)      Le locataire n’a pas de frais à assumer : le bailleur libère la garantie, généralement dans les 10-20  jours qui suivent l’état des lieux de sortie. Si aucune des parties ne donne suite au scenario ci-dessus, la garantie peut être récupérée par le locataire lorsqu’une année s’est écoulée après la date de fin de son bail.

• J’ai déjà un dépôt bancaire. Puis-je le récupérer aujourd’hui ?

La demande doit être préalablement soumise au propriétaire, qui pourrait être en droit de le refuser, par exemple si le bail prévoit que le dépôt doit être constitué par une garantie bancaire. S’il l’accepte, le locataire peut alors établir un cautionnement de loyer et ensuite récupérer son argent déposé auprès de la banque.

La constitution d’une garantie bancaire est un élément essentiel à la conclusion d’un bail.
En règle générale, pour les logements, elle s’élève à trois mois de loyer net (hors charges). Quant à la garantie établie pour les baux commerciaux, elle n’est pas limitée dans le montant. Il est courant que les bailleurs exigent 6 mois de loyer.

Si vous souhaitez mettre un terme à votre contrat de bail à loyer, vous devez le signifier par écrit à la gérance.

Pour vous assurer que la régie reçoive votre envoi, nous conseillons un envoi par pli recommandé.

La lettre de résiliation doit contenir la date à laquelle vous souhaitez remettre votre location (au 15, ou à la fin d’un mois).

Elle doit impérativement être signée par tous les titulaires du contrat de bail. De même, lorsqu’il s’agit d’un logement familial, les conjoint(e)s (épouse, époux et partenaires enregistrés) doivent également signer la résiliation, même s’ils ne figurent pas sur le contrat.

Si la résiliation ne respecte pas les termes prévus au contrat (préavis d’envoi et échéance du contrat), elle peut quand même être traitée. Mais elle doit néanmoins respecter un préavis minimum de 30 jours pour le 15 ou la fin d’un mois.

Dans ce cas, la résiliation dite « anticipée » pourra être traitée selon divers scénarios décidés par la gérance. Les usages les plus fréquents, dans ce cas, sont  :

1) la libération à la date demandée, sans obligation de rechercher un repreneur. Le locataire est toutefois tenu de laisser visiter son logement en vue d’une relocation ou d’une planification de travaux. Les modalités, dans ce cas, sont à convenir avec la gérance.

2) l’obligation de présenter au moins un candidat disposé à reprendre le bail aux mêmes conditions. De même, le ou les candidats doivent être solvables (appréciation objective à déterminer).

Vous trouverez un modèle de lettre de résiliation dans l’espace « documents à télécharger ».

Au moment du décès d’un locataire, son bail ne prend en principe pas fin. Dans de rares cas, des clauses spécifiquement conclues pourraient toutefois le prévoir par anticipation.

Le contrat passe donc à sa succession, qui peut le résilier en observant les délais de congé et termes légaux, soit en principe 3 mois de préavis pour un effet au 1er avril, 1er juillet ou 1er octobre. Ainsi, il n’est pas contraint de respecter d’éventuels termes et délais contractuels plus longs.

Toutefois, pour pouvoir agir, il est important de préciser que les héritiers doivent être institués : il est indispensable d’être en possession du certificat d’héritier. L’acte de décès n’est pas suffisant!

A défaut de pouvoir déterminer les héritiers « officiels », le bailleur ou la régie ne peut légitimement traiter la résiliation.